Centralisation des BL

La centralisation des bons de livraison (BL) en factures se fait généralement à la fin du mois. Avant cela, il est important de renseigner les adresses e-mail des clients souhaitant recevoir leurs factures par mail. La procédure implique de vérifier que tous les BL sont saisis et de réaliser une sauvegarde pour éviter les erreurs. Le processus de centralisation inclut le paramétrage des options d'impression et d'envoi par mail. Après l'envoi des factures, Vetocom propose d'imprimer les relances d'impayés, permettant de définir des critères pour ces relances.

La centralisation des BL consiste à les transformer en facture.

Elle s'effectue au début du mois, généralement le 1er.

Au préalable :

Penser à renseigner les adresse mails des client qui souhaitent recevoir leur facture par mail

Sur la fiche identité du client → onglet

1- renseigner le mail du client

2- cocher 'envoyer les factures par mail (paramètre pris en compte uniquement pour les BL

3- valider les modifications

Création du texte

Dans le cas d'un premier envoie de facture de fin de mois par mail, il est nécessaire de créer le texte qui accompagnera la facture, cette dernière sera en pièce jointe dans le mail.

Cliquer sur Fichiers de Bases puis  sur

La fenêtre suivante s'affiche : 

1- Cocher ALt+F1 : Email

2- Créer nouveau document

3- Vérifier que Email est bien coché

4- Saisir le libellé du texte (celui sera l'objet du mail)

5- cliquer sur ce bouton pour créer ou modifier le texte

Une fenêtre de traitement de texte s'ouvre : 

Avant de lancer la centralisation :

Il faut :

- s'assurer que tous les BL ont été saisies

- !!! FAIRE UNE SAUVEGARDE !!! (dans le cas contraire Vetocom ne permet pas de lancer la centralisation

La sauvegarde permettra à notre support technique de restaurer les données au cas d'erreur d'impression)

I) Pour effectuer la centralisation :

Cliquer sur module financier  puis

puis sur 

Vetocom vous rappel de faire un sauvegarde

Cliquer oui si la sauvegarde est réaliser

Cliquer non dans le cas contraire et lancer la sauvegarde

II) Paramétrage de la centralisation

La fenêtre de paramétrage de centralisation s'affiche: (une fois les paramètres choisis ceux-ci reste sélectionnés pour les centralisation suivante) à l'exception des dates qui changent chaque et qu'il faudra donc saisir à chaque fois

1- choix de type d'impression → par code ou ordre alphabétique

2- Saisir les dates du mois précédent

3- Possible choix des clients parcode

4- Première validation pour actualiser la liste

5- A la validation s'affiche ses données

6- Choisir pour quels clients l'édition sera faite

7- Prendre en compte les relevés négatifs ou non

8- Choisir d'éditer un rappel de l'impayé total sur la facture

9- Choisir d'éditer également un rappel de l'impayé ou non

10- Choisir la qualité

11- Sélectionner l'entête souhaitée

12- Choisir impression seul ou impression + mail :

- impressions seules → tous les BL seront éditer

- impressions + mails  :

--> impression pour les client n'ayant pas de mail et dont la case «envoyer les factures par mail » n'est pas cochée

--> envoie par mail des factures pour les clients dont l'adresse mail est renseignée ainsi que la case « envoyer les factures par mail » cochée

13- Enchainer l'impression ou pas

14- Choisir le nombre d'exemplaire à éditer

15- Mémoriser le montant de l'impayé avant et après édition

16- Validation pour édition et envoie par mail

Choix de l'imprimante

Choix des paramètres de facturation

Après avoir renseigné tous vos paramètres, il faut confirmer la centralisation

Une fois l'édition lancée la fenêtre d'envoie par mail apparaît :

1- Toujours choisir dernière centralisation des BL

2- Choisir le texte du mail (La facture est en pièce jointe)

1- Sélectionner le texte

2- Valider

Retour sur la fenêtre d'envoie :

1- Le texte est bien sélectionner

2- Cocher toutes les factures à envoyer (fait par défaut)

3- Valider pour envoyer les mails

Après la validation et l'envoie des factures fin de mois par mail, Vetocom informe que l'envoi et correctement effectuer

Dans le cas d'une erreur d'envoie (avec message SMTP) contacter le support technique Vetocom

Après l'envoie le logiciel demande si l'édition est correcte , vérifier et cliquer oui si ok

Après centralisation des BL, Vetocom propose d'imprimer les relance d'impayés :

si oui édition immédiate

si non édition hors relevé à terminer avant prochaine centralisation de BL

la fenêtre de relance des impayés apparaît :

1- Date d'édition (non modifiable)

2 et 3- Borner les dates

4- Définir si l'on souhaite un montant minimum pour effectuer une relance d'impayés

5-Sélectionner le type de client à relancer

6- Choisir l'ordre d'impression

7- Dans le cas de relance spécifique → recherche par le système d'interrogation)

8- Choisir le texte qui s'affiche sur la relance

9- Boutons pour réer ou modifier le texte

10- Validation pour édition

Aperçu d'une relance d'impayés :