Lorsqu'une facture est impayée, une lettre de relance peut être envoyée au débiteur pour le rappeler de son obligation de paiement. Un logiciel permet de visualiser les clients en retard et d'envoyer des relances, personnalisables selon le niveau de retard. Il est possible d'exclure certains clients de ces relances. Les relances peuvent être effectuées individuellement ou collectivement, et le texte de relance peut être configuré. Le logiciel offre aussi des options pour classifier les clients et gérer les exclusions.
Lorsqu'une facture arrive à échéance et que votre débiteur n'a pas effectué le règlement de sa dette, vous avez la possibilité d'agir pour obtenir le recouvrement de cette créance en adressant à son débiteur une lettre de relance pour facture impayée.
Une relance d'impayés est un courrier destiné au débiteur, l'informant de son obligation de procéder au règlement de sa dette. Plus précisément, elle a pour objectif d'avertir ce dernier qu'un retard de paiement a été constaté. Il s'agit donc, en définitive, d'une lettre de demande de paiement.
La lettre de relance pour facture impayée peut être envoyée au débiteur dès lors que ce dernier accuse un retard de paiement, c'est-à-dire une fois l'échéance de la dette dépassée.
Le logiciel offre la possibilité de visualiser les clients présentant un impayé, et de procéder à des relances, que ce soit de manière collective ou individuelle. Il est également envisageable de configurer un message distinct en fonction du niveau de relance. De plus, le logiciel permet d'exclure certains clients des relances liées aux impayés.
Aperçu d'une relance d' impayés:
Sommaire:
1) Visualisation des clients avec impayés
2) Relance des factures impayées
3) Relance d'impayés lors de la centralisation des BL
4) Relance d'impayés depuis le compte d'un client
5) Paramétrage du texte de relance
1) Visualisation des clients avec impayés
Cette fonctionnalité est accessible via le module Financier, et Clients avec impayés.
Sur cet écran, s'affiche alors la liste des clients qui ont un impayé à l'instant T. Les boutons sur la droite permettent d'imprimer cette liste, et d'éditer des lettres de relance pour les envoyer par courrier ou par mail. Sur le bas de la fenêtre, on peut visualiser le texte qui sera envoyé au client.
2) Relance des factures impayées
Dans le module financier et le Menu des éditions, une procédure permet l'édition de relances impayés de manière collective.
La fenêtre de relance des créances impayées est désormais ouverte, permettant la configuration des informations suivantes :
1- Date d'édition (non modifiable)
2 et 3- Définir les limites des dates
4- Spécifier si un montant minimum est requis pour procéder à une relance des impayés
5- Sélectionner le type de client à relancer
6- Choisir l'ordre d'impression
7- En cas de relance spécifique → recherche via le système d'interrogation
8- Sélectionner le texte à afficher sur la relance
9- Boutons pour créer ou modifier le texte
10- Validation pour l'édition
3) Relance d'impayés lors de la centralisation des BL
À la fin du mois, lors de la centralisation des bons de livraison, Vétocom permet d'afficher sur les factures en souffrance, un rappel concernant l'impayé du client. De manière similaire, à l'issue de la procédure, le logiciel propose d'éditer les relances des impayés hors relevé.
L'écran suivant, comme vu précédemment, permet de définir une date d'édition, de paramétrer les conditions d'impression, ainsi que de déterminer la population de clients que l'on souhaite relancer.
4) Relance d'impayés depuis le compte d'un client
La relance d'impayé peut se faire de manière individuelle depuis le compte du client ayant une créance directement, en cliquant sur le bouton Rel. impayés (au bas de la fenêtre). Ce bouton ne s'affiche que si le client a un impayé.
5) Paramétrage du texte de relance
Les textes de relance d'impayés s'enregistrent dans le module Fichiers de base, taper Relance dans la zone de recherche.
Le logiciel permet néanmoins de paramétrer un texte différent selon le niveau de relance (nombre de relances envoyées), en allant dans le module Paramètres communs/ Communs de saisie/ Financier.
Il est possible de paramétrer une fiche client afin que ce dernier soit exclu des relances d'impayés. Ce paramétrage se réalise dans l'onglet Financier de la fiche d'identité du client, en cochant Oui dans la partie Relances.
L'option de relance à part C, R et E (canin, rural et équin) permet de classifier les clients de manière plus précise. Cela facilite la relance d'une catégorie de personnes à la fois.
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