Cet article explique la gestion des relances de prestations dans Vétocom, incluant les prérequis comme la configuration SMTP. Par défaut, seules les prestations non encore relancées sont affichées, excluant clients fidèles, décédés ou perdus. Une option permet de vérifier si un rendez-vous est déjà pris avant relance. Plusieurs options de filtrage et modes de relance sont disponibles, avec des motifs d'exclusion précis pour éviter les relances inutiles.
Sommaire
- Prérequis
- 1) Fonctionnement par défaut
- 2) Fonctionnement avec gestion des rendez-vous pris par le client
- 3) Options
- 4) Motifs d'exclusion
Prérequis
- Il est impératif de renseigner les paramètres SMTP de votre boîte mail dans Vétocom. Vous pouvez vous référer à cette fiche pour réaliser ce paramétrage.
- Pour créer des prestations relances, vous pouvez vous référer à cet article.
1) Fonctionnement par défaut
Par défaut, les relances de toutes les prestations concernées par les bornes de dates sont affichées.
Sont donc exclues les prestations ayant déjà reçue une relance ("mailing"), les clients qui sont revenus pour la même prestation ou cochés manuellement en fidélité (raison "fidélité"), les décédés et les perdus.
2) Fonctionnement avec gestion des rendez-vous pris par le client
Il est possible d'activer une vérification de la prise d'un rendez vous pour les clients qui sont à relancer. Par défaut le logiciel vérifiera sur la même période que celle choisi pour les relances de prestations mais il est possible d'ajouter un nombre de jour supplémentaire avant la date de début présente sur l'écran.
- Paramétrage vérification des rendez vous pris pour les relance de prestations
Cette écran permet d'activer la vérification pour chaque client à relancer qu'un rendez vous soit pris. Il est accessible depuis l'écran paramètre commun du logiciel et l'onglet rendez vous de ce dernier. Il est également possible d'agrandir la zone de recherche en modifiant la dernière ligne qui par défaut est à zéro.
Une fois le paramètre activé la vérification des rendez vous est cochée en haut de l'écran des relances et les clients ayant un rendez vous sont automatiquement exclus avec le motif "RDV déjà pris".
3) Options
Limiter à une relance
Cette option, si elle est cochée à "Non", n’exclura pas les relances ayant déjà reçu un mailing.
Choix de la relance
Cette option permet de n'effectuer les relances que pour une seule prestation. Les autres prestations apparaitront en exclusion avec la raison "Que relance XXX", où XXX est la relance choisie précédemment.
Ne pas exclure les relances en Fidélité
Cette option, si cochée, permet de relancer des prestations notées en "Fidélité", cas où le client est censé être revenu pour la même prestation.
Choix du mode de relance
Il faut ici cocher le (ou les) mode de communication par lequel les relances seront envoyées. Si le client n'accepte (paramétrable depuis sa fiche) aucun des modes cochés, il passera en exclusion avec la raison "Méthode(s) de relance non acceptée(s) par le client". Si le mode d'envoi sélectionné est "courriel" et que l'adresse mail du client n'est pas renseignée, la raison d'exclusion sera "Pas d'adresse courriel". De la même manière, si le client n'a pas de numéro de mobile et que SMS est sélectionné, la raison d'exclusion sera "Pas de numéro mobile".
Forcer les choix cochés
Il est possible de forcer les choix de mode de relance. Cela permettra par exemple d'envoyer des courriels à un client dont la fiche est paramétrée pour refuser ce mode de communication.
4) Motifs d'exclusion
Il existe plusieurs motifs d'exclusions:
- Fidélité : Le client est déjà venu pour cette prestation
- Mailing : le client à déjà été relancé (tous modes de relances confondus)
- Méthode de relance non acceptée par le client : Le client n'accepte pas ce type particulier de relance
- Pas de relance (client) : Le client n'accepte pas les relances sur la prestation
Si vous rencontrez une problématique différente de celles énoncées, nous vous invitons à prendre contact avec le service support : contact@vetocom.fr
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