Le RGPD a conduit à des modifications dans le logiciel, incluant la désignation obligatoire d'un responsable de la protection des données, le contrôle d'accès aux données archivées, le chiffrement renforcé, la gestion du consentement et un registre de traitement intégré. Des paramètres généraux et individuels permettent de gérer mots de passe, archivage, extraction de données clients et relances, assurant la conformité au RGPD.
Sommaire
Généralités
Le RGPD a entraîné des modifications dans le logiciel :
- Désignation obligatoire des coordonnées du responsable de la protection des données.
- Implémentation d'un accès contrôlé aux données au-delà d'une date définie : Détermination de la limite temporelle pour les clients inactifs et actifs, incluant la date limite de consultation des factures (minimum 6 ans plus l'exercice en cours), des ordonnances (minimum 10 ans) ainsi que des données médicales. Il est impératif de ne pas réduire ces durées en dessous des seuils mentionnés précédemment.
- Chiffrement des sauvegardes : l'utilisation d'un mot de passe pour protéger les données est facultative. Toutefois, si vous choisissez d'en définir un, il sera indispensable pour toute opération de restauration de vos données. La perte de ce mot de passe entraînera l'impossibilité de récupérer vos données, que ce soit par vous-même ou par un tiers.
- Renforcement du Chiffrement de tous les fichiers importants de votre logiciel.
- Fonction d'extraction à plat des données d'un client.
- Mise en place du consentement propriétaire sur les relances et pour le transfert de données vers des services annexes (exemple : télétransmissions assurances). Possibilité d'impression sur papier pour signature par le propriétaire.
- Gestion du registre de traitement imposé par la loi directement dans le logiciel pour vous simplifier la mise en place du RGPD au sein de votre structure.
Nous présentons ces différents éléments ci-dessous:
Gestion des mots de passe
- Le RGPD oblige l'utilisation d'un responsable de la protection des données, ce dernier doit être renseigné dans l'onglet RGPD mais également dans le gestion des mots de passe accessible par le module Paramètres communs "Gestion des mots de passe".
- Sur cet écran, il faut préciser le nom du responsable et son mot de passe. Ce mot de passe est différent du mot de passe propre à chaque vétérinaire. Cet écran permet également d'ajouter un mot de passe sur les modules suivants: Administration, Comptabilité, Format de saisie, Recettes, Statistiques, Sauvegarde et Stock.
- Ce message s'affiche lors de l'utilisation de la fonction de sauvegarde sans disposer des droits administratifs ou sans avoir renseigné le mot de passe.
Paramétrages Généraux
- Les paramétrages généraux liés au RGPD sont accessible par le menu ruban ou le menu paramètre.
- Sur cet écran, il est impératif de désigner un responsable de la protection des données. La partie inférieure de cette fenêtre permet de configurer les paramètres d'archivage à froid. Ces paramètres rendent possible la non visualisation des données clients à partir d'une date définie (par défaut, 30 ans). Il est obligatoire de conserver les factures pendant une durée minimale de 6 ans plus l'année en cours, et les ordonnances pendant 10 ans. Toutefois, si vous souhaitez accéder à des données clients archivées, il sera nécessaire de saisir le mot de passe du responsable RGPD ou de modifier la durée d'archivage des fiches clients (par exemple, en la portant à 150 ans).
- L'écran intitulé « Paramètre par défaut » offre la possibilité de configurer la personnalisation des nouvelles fiches clients. Chaque nouveau service sera disponible, et vous pourrez sélectionner les types de relances à appliquer par défaut pour les rappels de vaccination.
- La fonction "Registre de traitements" permet de rassembler l'intégralité des activités pour lesquelles vous aurez une utilisation des données clients, pour qui ou avec qui, sur quelle durée etc... Ces éléments sont obligatoires afin d'être conforme au RGPD.
Si vous le souhaitez, vous pourrez éditer le registre par activités ou en regroupant l'intégralité de celles que vous aurez créées.
Paramètres Individuels
- Dans la section Outils du logiciel accessible sur le menu ruban, Vous aurez une fonction permettant d'exporter les données d'un client. Le fichier est un fichier XML déposé à l'emplacement choisi et ayant un nom de ce type : extraction_client_"N°client"_animaux_"Date".
- Voici un exemple de l'édition du registre de consentement ce dernier est à faire signer par votre client et à archiver.
- Voici une alerte visuelle qui apparait lorsque vous activez une gestion des relances par courriel par exemple sans avoir d'adresse mail correctement enregistrée sur la fiche du client.
Si vous rencontrez une problématique différente de celles énoncées, nous vous invitons à prendre contact avec le service support : contact@vetocom.fr
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