L'article fournit un guide détaillé sur la configuration et l'envoi de confirmations de rendez-vous par mail et SMS via le logiciel VETOCOM. Il précise les prérequis nécessaires, comme la configuration de la messagerie et l'obtention d'un compte SMS, tout en respectant la norme RGPD. Le paramétrage des textes types pour les confirmations est expliqué, incluant la création et la personnalisation des messages. Lors de l'envoi, il est possible de choisir entre SMS et mail, avec des options pour personnaliser les messages et ajouter des pièces jointes. Le guide rappelle de vérifier les coordonnées du client avant de valider l'envoi.
Sommaire
- Prérequis
- Paramétrage du texte type Mail et SMS
- Envoyer un Mail ou SMS de confirmation de Rendez-vous
Prérequis
- Client : Il est obligatoire selon la norme RGPD, de paramétrer et d'éditer un "recueil de consentement" depuis l'onglet "Confidentialité" de la fiche client, à faire signer pour toute autorisation de communication dans votre logiciel VETOCOM.
- Mail : Paramétrer votre messagerie - Fiche Pratique - SMTP
- SMS : Posséder un compte SMS - Fiche pratique - Envoyer des SMS
Paramétrage du texte type Mail et SMS
Pour paramétrer un texte type pour un envoi de SMS et Mail pour une confirmation de rendez-vous :
- Cliquez sur “Fichiers de Base”
- Sélectionnez “Textes types”
Une nouvelle fenêtre "Liste des textes" s’ouvre.
Pour éditer un texte type "mémorisé" de confirmation de rendez-vous par SMS ou Mail :
- Cocher “F12 : SMS”
- Cliquer sur le (+) pour créer un nouveau “Texte Type”
- Une fois le texte finalisé et sur la liste des choix, cocher la case “Confirm. RDV” pour que celui ci soit appliqué à votre SMS/Mail de confirmation de rendez-vous.
/!\ Vérifier le nombre de caractères du texte type, concernant le nombre de SMS nécessaire lors d'un envoi /!\
Envoyer un Mail ou SMS de confirmation de Rendez-vous
Pour effectuer l'envoi d'un Mail ou SMS lors d'une prise de rendez-vous, veuillez cocher l'une des cases suivantes avant de valider votre saisie :
- Envoyer un SMS
- Envoyer un courriel
Une nouvelle fenêtre s'affichera selon le choix de confirmation de rendez-vous :
Choix de confirmation par Mail :
- Pour : Destinataire de votre mail
- Objet : Le titre "Votre rendez-vous" sera indiqué par défaut, ce titre est modifiable avant l'envoi mais non mémorisable.
- Pièces jointes : Pour joindre un document ou une image à votre confirmation de rendez-vous.
- Message : Le texte présent sera celui paramétré précédemment (ou le texte par défaut), modifiable avant toute validation, cependant il ne sera pas mémorisé pour un prochain envoi de confirmation de rendez-vous.
Choix de confirmation par SMS :
- Téléphone Destinataire : Le numéro de téléphone sélectionné est le numéro mobile renseigné sur la fiche de votre client.
- Texte du SMS : Le texte présent sera celui paramétré précédemment (ou le texte par défaut), modifiable avant toute validation, cependant il ne sera pas mémorisé pour un prochain envoi de confirmation de rendez-vous.
- Nombre de SMS facturé : Le nombre de SMS qui sera consommé de votre solde SMS lors de l'envoi, selon le nombre de caractères de votre texte type.
Après avoir vérifié les bonnes coordonnées de votre client, il vous suffit de valider l'envoi de confirmation de rendez-vous.
Si vous rencontrez une problématique différente de celles énoncées, nous vous invitons à prendre contact avec le service support : contact@vetocom.fr
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