L'article explique comment utiliser l'option «Commande» dans un logiciel pour générer un fichier d'articles à commander en fonction de la liste des produits et des informations saisies. Le processus inclut la sélection du fournisseur, la reconstitution du stock selon plusieurs critères, la vérification et l'envoi de la commande par divers moyens (courrier, mail, fax ou télétransmission). Il couvre aussi la mise à jour des stocks après la livraison et le paramétrage pour la reconstitution du stock lorsque des quantités sont en commande.
Général: L’option «Commande» permet de générer un fichier des articles à commander en fonction de la liste des produits enregistrée dans le logiciel, et des informations saisies sur la fiche des articles. Ce fichier pourra être transmis à la centrale par courrier, mail, fax ou télétransmission.
SOMMAIRE
- 1) Commande/ Nouvelle commande
- 2) Sélectionner le fournisseur
- 3) Plusieurs possibilités
- 4) Confirmation des critères de commande enregistrés précédemment
- 5) Vérification du fichier
- 6) Envoi de la commande
- 7) Livraison de la commande et mise à jour des stocks
- 8) Paramétrage pour la reconstitution du stock quand il y a des quantités en commande
1) Commande/ Nouvelle commande: permet de passer une commande à son fournisseur habituel.
Il se peut qu’en faisant Nouvelle commande, une fenêtre vous alerte sur le fait qu’il a déjà une commande en cours non transmise.
2) Sélectionner le fournisseur: en sélectionnant la ligne correspondant et en validant la fenêtre
a. Reconstituer le stock: reconstitution du stock à partir du stock en cours et du stock mini renseigné sur la fiche du produit.
● Choix entre 4 possibilités de reconstitution de stock:
La quantité usuelle est la quantité de produit que vous souhaitez commander automatiquement. Cette quantité est définie dans la fiche du produit.
1 Commande usuelle: reconstitution du stock des articles pour lesquels la quantité usuelle est supérieure à 0.
2 Commande usuelle: reconstitution du stock des articles même si la quantité usuelle est égale à 0.
3 Sélectionner: reconstitution du stock seulement pour les articles qui ont une quantité usuelle égale à 0.
4 Reconstituer le Stock Maxi: pour connaître la quantité à commander, le logiciel va faire un calcul en fonction des informations renseignées dans les fiches des produits. Il va additionner la quantité usuelle au stock mini, à cette somme, il soustraira le stock en cours.
● Quelle que soit l'option choisie, une fenêtre posera la question du choix de reconstitution par rapport au stock mini: le stock mini est la quantité qui détermine le déclenchement de la commande. Il correspond à la consommation pendant le délai de réapprovisionnement, plus un stock de sécurité. Si, par exemple, votre stock mini est de 4, la commande se déclenchera à partir de 4 si vous choisissez Oui: Inférieur ou égal à stock mini. Elle se déclenchera à partir de 3 si vous choisissez Non: Inférieur strict à stock mini.
● Quelle que soit la réponse, une fenêtre proposera la sélection d'articles à commander: possibilité de commander tous les produits dont le stock mini est atteint ou de choisir le ou les types de produits à commander. Oui ou Non.
Si la réponse est oui: le logiciel vous demandera de confirmer la création du fichier dans ces conditions, et ouvrira le fichier de commande, qu’il sera possible de modifier (ajouter ou supprimer des produits, mais aussi modifier les quantités)
Si la réponse est non: le logiciel ouvre une fenêtre afin de choisir le ou les types de produits que l’on souhaite commander. Pour sélectionner le type de produit, il suffit de double cliquer sur la ligne correspondant au type, une petite coche verte doit apparaître à gauche, et valider la fenêtre.
Le logiciel demande de confirmer la création du fichier dans ces conditions, et ouvre la fenêtre du fichier de commande (avec encore la possibilité d’ajouter, de supprimer, ou de modifier des produits).
b. Commande type: correspond, par rapport aux commandes déjà passées, à la liste des articles qui sont fréquemment commandés.
Affichage de la fenêtre de sélection de la commande type:
c. Saisie libre: saisie libre des articles à commander: la saisie est soit manuelle soit avec un lecteur Datamatrix.
Confirmation de la création de la commande dans ces conditions, et ouverture de la fenêtre pour créer la commande. En cliquant sur le + à gauche du tableau, la fenêtre de sélection des produits s’affiche, comme en facturation, pour ajouter des produits, il faut double-cliquer sur la ligne correspondante.
4) Confirmation des critères de commande enregistrés précédemment:
Pour toutes les manipulations, avant d’accéder au fichier de commande, le logiciel demande de confirmer la création de la commande dans ces conditions.
5) Vérification du fichier: ajout ou suppression de produits, à l’aide du + à gauche du tableau ou lecteur Datamatrix.
6) Envoi de la commande : par courrier, par mail, par fax, ou par télétransmission.
● Par courrier: Impression du document
● Par courriel: ouverture d’une page d’envoi du mail avec un texte prédéfini qui peut être modifié et le fichier de commande en pièce jointe.Si l’adresse mail du fournisseur est enregistrée dans la Gestion Produits, elle s’affichera automatiquement pour l’envoi du mail.
● Par télétransmission: le logiciel va générer un lien qu'il faudra aller coller sur l'interface de la centrale.
7) Livraison de la commande et mise à jour des stocks
A la livraison de la commande, il est possible de la passer en livrée et de mettre à jour les stocks produits.
- Retourner sur la commande depuis l'historique des commandes, et cliquer sur le bouton Livraison
- Mise à jour de la quantité livrée sur les fiches produits
- Modifier la quantité livrée s'il y a des restes à livrer, avant d'aller cliquer sur Entrée en Stock
- Confirmer la livraison de la commande
- Reste à livrer: à présent un bouton RAL remplace le bouton Livraison sur la commande
8) Paramétrage pour la reconstitution du stock quand il y a des quantités en commande:
Paramètres communs/ Communs de saisie/ Médicaments
Si ce paramètre est coché, les quantités en commande pour un produit seront automatiquement pris en compte pour la reconstitution du stock lors d'une commande.
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