Prélèvements automatiques

A) Paramétrage

1. Aller dans le module Paramètres/ Paramètres communs/ Société, puis sélectionner l’onglet Prélèvement auto/ Escompte, et cliquer sur le bouton Paramètres.

2. Pour toutes modifications des prélèvements automatiques, le responsable de la structure doit en faire la demande. Cette dernière doit être envoyé par mail à l’adresse : [e-mail]

3. Le client doit contacter le support technique Vétocom au 05 59 84 92 65, afin de débloquer l’accès à la fenêtre de paramétrage.

4. Champs à compléter :

- Remis à la Banque : Mode de règlement, recherche par la loupe

- Dénomination commerciale : Nom de la structure

- Numéro IBAN : Cet identifiant figure sur le RIB. Il est constitué de 34 caractères maximum (27 pour les comptes tenus en France), et comprend le code du pays, une clé de contrôle et l’identifiant de compte national.

- Numéro BIC : Identifiant de la banque sur le RIB. Il est constitué de 8 ou 11 caractères.

- Numéro ICS : Identifiant créancier nécessaire lors de l’émission des futurs ordres de prélèvement. La banque doit se charger de demander au nom de la structure à la Banque de France l’attribution de cet ICS.

- Taux d’escompte pour prélèvement : l’escompte est une réduction financière qui s’applique et se calcule sur le montant HT de la facture réglée de façon anticipée. Il est assujetti à la TVA.

- Mode de règlement prélèvement : mode de règlement utilisé pour les prélèvements.

- Texte sur relevés des clients en prélèvement : Message de communication. Il apparaîtra sur les factures émises.

B) Paramétrage des fiches clients concernés par le prélèvement

1. Aller dans le module Médical / Chercher Client/Animal et sélectionner le client souhaité .

2. Aller dans l’onglet Financier et cocher Oui sous Prélèvement, le bouton Paramètres s’affiche.

3. Cliquer sur Paramètres

- Créer un mandat de prélèvement : A utiliser uniquement dans le cas de l’enregistrement de nouveaux clients en prélèvement automatique, en l’absence d’autorisation de prélèvement pré existante. Ce bouton permet de générer un modèle de mandat SEPA (contient le nom du débiteur, l’IBAN, le numéro de mandat, etc, …) à adresser et faire signer aux nouveaux clients.

Attention : Ces mandats doivent être archivés sous leur forme originale par la clinique vétérinaire sous forme papier avec la signature du client.

- Numéro de mandat : Ce champ est généré et renseigné automatiquement quand on clique sur le bouton Créer un mandat de prélèvement : A éditer et à faire signer aux nouveaux clients.

Attention : Pour toute modification au niveau d’un client (n° IBAN ou BIC), il faut absolument regénérer un nouveau mandat de prélèvement et le faire à nouveau signer par le client.

- Date de signature du mandat : Champ à renseigner obligatoirement.

   - Pour les clients déjà existants dans Vétocom, en prélèvement automatique : la date sera celle du jour ou la date du premier prélèvement.

   - Pour les nouveaux clients en prélèvement automatique : la date sera la date de signature effective du mandat par le client.

- Numéro IBAN : A demander au client et à compléter.

- Numéro BIC : A demander au client et à compléter.

- Type de paiement : Conserver la sélection récurrent/ répétitif par défaut.

C) Identification des clients concernés par le prélèvement

1. Aller dans le module Financier/ Menu des éditions

2. Cliquer sur Gestion des prélèvements

3 . Sélectionner le bouton Liste des clients en prélèvement

D) Édition du fichier de prélèvements

Dans le module Financier/ Menu des éditions/ Gestion des prélèvements, après avoir afficher la liste des clients en prélèvement, cliquer sur Créer la disquette.

Il est possible de modifier la date du fichier. La date par défaut est la date du jour + 3 jours.

Cliquer sur le bouton de validation à côté de la date, et le logiciel affiche la liste des clients en prélèvement qui ont un impayé sur le compte.

Les cases en jaune permettent de modifier le montant à prélever. Il est possible également de mettre le montant à 0 pour que le client ne soit pas prélevé.

La validation de la fenêtre permet l’impression et l’enregistrement du fichier, pour l’envoyer à la banque.

A la réponse Oui, une fenêtre va s’ouvrir afin de définir l’emplacement du fichier.

E) Encaissement des clients prélevés

1. Aller dans le module Financier/ Menu des éditions/ Gestion des prélèvements

2. Sélectionner le bouton Encaisser

3. Sélectionner le mode de règlement et valider

4. Choix des clients à encaisser

- Il ne sera possible d’encaisser que les clients dont le montant de prélèvement n’a pas été modifié.

- Si le montant a été modifié, l’encaissement du client devra se faire manuellement à partir de son compte client.

- Si toutefois le prélèvement d’un client a été refusé par la banque ou est revenu impayé, la case du client en question peut être désélectionné afin de ne pas l’encaisser.

- Cliquer sur la coche verte pour valider l’encaissement des clients désirés.