Registre des stupéfiants

1) Législation

L'Arrêté ministériel du 19/01/2017, publié au JO du 26/01/2017 classe la kétamine et ses sels dans la liste des substances comme stupéfiants, y compris sous ses formes injectables utilisées par les vétérinaires, à compter du 24 avril 2017.

Le Code de la Santé publique explicitent les règles auxquelles sont soumis les vétérinaires en ce qui concerne les entrées et les sorties des stupéfiants au sein de leur structure : Code de la santé publique Médicaments vétérinaires classés stupéfiants : Mise à jour le 26 janvier 2017

Registre obligatoire

La tenue d'un registre est obligatoire. En tant que vétérinaire, vous serez dans l'obligation de tenir à jour un registre comptable, papier ou informatique (modification des données après enregistrement impossible), des stupéfiants avec les entrées (les livraisons des centrales) et les sorties (les quantités administrées par les vétérinaires en « ml ») (art. R. 5132-36).

Ce registre est conservé 10 ans.

 

Balance mensuelle

Une balance des entrées/sorties doit être effectuée tous les mois et portée sur le registre. Cette balance doit contenir: le nom du produit, le mois concerné, l'unité de prise, le total des entrées, le total des sorties, le solde et l'inventaire. Celle ci est éditable et imprimable.

 

Inventaire annuel

Un inventaire des stocks doit être réalisé tous les ans.

2) Liste des stupéfiants dans Vétocom

La liste des stupéfiants dans Vétocom est à créer indépendamment de la liste des produits et médicaments dans le module gestion produit de Vétocom.

Remarque: A la différence de tous les autres produits et médicaments importés et utilisés dans Vétocom, le libellé des stupéfiants est non modifiable. Par conséquent, la gestion d'une liste des stupéfiants distincte de celle de tous les produits évite toute erreur de saisie ou modification apportée à la liste complète de produits.

Pour cela,

• Aller dans le module "Gestion Produit", onglet "Médicaments"

• Cliquer sur le bouton "Liste des stupéfiants":

- Sélectionner les produits à renseigner en tant que stupéfiants:

- Choisir dans la liste des produits et médicaments de Vétocom, les produits à renseigner dans la liste des stupéfiants:

Après avoir sélectionné le produit attendu, le code GTIN de la fiche produit se complète automatiquement.

- Renseigner l'unité et valider.

- Reproduire la saisie pour tous les produits de votre liste de produits à identifier en tant que stupéfiants.

3) Gestion du registre des stupéfiants

Le registre est à mettre à jour obligatoirement, au format papier ou informatique. Les données enregistrées sur support informatique sont non modifiables après enregistrement.

L'édition mensuelle de ce registre sur papier (ou à tout moment à la demande) est obligatoire et doit contenir les éléments suivants:

• la date,

• le produit (désignation, code GTIN et unité de prise),

• le type d'observation( fournisseur en cas d'entrée, client en cas de sortie, péremption, perte, vol, destruction, autre etc...),

• le nom de l'animal,

• la quantité d'entrée ou de sortie,

• le solde,

• le nom du Vétérinaire.

 

Saisie manuelle des entrées et sorties dans le registre:

a) Depuis l’historique médical pour les sorties:

• Aller dans l'historique médical de l'animal concerné et cliquer sur le bouton "Registre des stupéfiants":

- Mettre à jour le registre avec :

(1) Le "contenu": Par défaut pré rempli avec le nom du client concerné et son adresse.

(2) L'"Animal": Par défaut pré rempli avec le nom de l'animal suivi.

(3) La "Quantité de sortie": correspond à la quantité de produit sortie du stock dans l'unité de stockage du produit (ex: millilitres)

(4) "Nom du vétérinaire": Sélectionner le vétérinaire en charge de la mise à jour du registre.

• Valider (5).

b) Depuis le registre des stupéfiants:

Le registre des stupéfiants permet de saisir les entrées et/ou sorties du stock de stupéfiants et de mettre à jour le registre en parallèle, automatiquement.

Pour cela, depuis le "Module médical", menu "Statistiques":

• Cliquer sur l’onglet "Registres officiels", puis "Registre des stupéfiants"

Il est possible de visualiser la liste des stupéfiants, saisir une nouvelle entrée ou sortie de stupéfiants du stock existant, imprimer le registre sur une période donnée ou sur une année et arrêter la balance .

- Cliquer sur la feuille blanche avec le + pour mettre à jour le registre des stupéfiants et sélectionner le produit pour lequel le stock doit être mis à jour:

(1) Sélectionner le type de saisie réalisée (type d’observation):

- Fournisseur: en cas d'entrée en stock de produit, avec possibilité de choisir le nom du fournisseur concerné depuis le bouton de sélection qui apparaît après avoir sélectionné le fournisseur.

- Client: en cas de sortie de produit, avec possibilité de choisir le client concerné dans le fichier client depuis le bouton de sélection qui s'affiche.

- Péremption.

- Perte.

- Vol.

- Destruction.

- Autre.

(2) La case contenu est complétée automatiquement en cas de saisie d'entrée fournisseur ou de sortie de produit pour un client, avec leurs coordonnées et adresse. Cette case est à compléter manuellement pour les autres types d'observation.

(3) L'animal est renseigné automatiquement lorsqu'il s'agit d'une sortie de produit pour un client.

(4) Le champs quantité d'entrée est à renseigner en cas d'entrée en stock de produit stupéfiant. La saisie se fait en à hauteur du nombre d'unité de prise du produit concerné (ex: millilitre, seringue, etc...). Le champs quantité de sortie est à renseigner en cas de sortie de produit du stock. La saisie se fait en à hauteur du nombre d'unité de prise du produit administré (ex: millilitre, seringue, etc...).

(5) Le nom du vétérinaire en charge de l'entrée ou sortie du stupéfiant est à renseigner dans ce champs

• Le bouton "Valider" permet d'enregistrer automatiquement et de manière définitive la saisie dans le registre des stupéfiant à conserver.

  Attention : La mise à jour du stock via cette fenêtre est indépendante de la mise à jour du stock du fichier des médicaments importé depuis le distributeur.

 

4) Balance mensuelle

La balance des entrées/sorties des produits stupéfiants est à arrêter tous les mois.

Dans Vétocom, pour valider et imprimer cette balance mensuelle,

• Aller dans le "Module médical", menu "Statistiques",

• Cliquer sur le bouton "Registres officiels", puis "Registre des stupéfiants":

- Cliquer sur le bouton "Arrêter la balance". Cette fonction permet de valider la liste des entrées et sorties de stupéfiants à une date donnée.

Il est possible depuis cet écran de saisir la date à laquelle la balance mensuelle est validée et de sélectionner les produits non validés à valider.

 

5) Impression du registre entre deux dates et inventaire annuel

L'impression du registre est possible à tout moment, ainsi que l'inventaire annuel des entrées/sorties des produits stupéfiants.

Dans Vétocom,

• Aller dans le "module médical", menu "Statistiques",

• Cliquer sur l’onglet "Registre officiels", puis "Registre des stupéfiants":

- Cliquer sur le bouton en forme d'imprimante, intitulé "Registre" pour imprimer le registre des stupéfiants sur une période sélectionnée. Cette impression contient : le mois traité, la date et l'heure du mouvement (entrée/sortie), le type d'observation( fournisseur en cas d'entrée, client en cas de sortie, péremption, perte, vol, destruction, autre etc...), le nom du vétérinaire, le nom du produit, l’unité de prise, le nom de l'animal en cas de sortie, la quantité d'entrée ou de sortie, le solde de la balance).

- Cliquer sur le bouton en forme d'imprimante, intitulé "Registre annuel" pour imprimer le registre des stupéfiants sur une année sélectionnée.