L'article explique les étapes nécessaires pour effectuer la clôture comptable avec le logiciel Vétocom. Il est crucial de lancer cette clôture à partir du poste serveur et de s'assurer que le logiciel est fermé sur tous les autres postes. La clôture ne doit être effectuée qu'après la saisie de toutes les écritures de l'année à clôturer, généralement à partir de mi-janvier. Avant de procéder, il est recommandé d'éditer les journaux de trésorerie, la balance générale et le grand livre. Une sauvegarde préalable est obligatoire. En cas de problème, il est important de contacter le support au 05.59.84.92.65. Le processus de clôture efface les écritures des années précédentes, sauf les impayés, et ne doit pas être interrompu.
RECOMMANDATION IMPORTANTE
Si le traitement ne s’effectue pas dans ces conditions, vous devez impérativement nous le signaler au 05.59.84.92.65.
Une restauration de la sauvegarde avant clôture pourra être réalisée par nos services afin de vous rétablir la situation de votre comptabilité avant tentative de clôture. Par conséquent, si vous tardez à contacter la maintenance Vétocom pour restauration de votre comptabilité avant clôture, toute saisie de facturation ou comptabilité (factures et règlements) réalisée par vos soins après échec de clôture sera à re saisir manuellement en comptabilité
ATTENTION
Il est impératif de lancer la clôture comptable à partir du poste Serveur. Le logiciel doit être
fermé sur tous les autres postes.
Ce traitement est à réaliser uniquement lorsque toutes les écritures de l’année à clôturer seront passées, soit pas avant mi-janvier, février ou mars. Vous pouvez malgré tout saisir les écritures de la nouvelle année (recettes dépenses).
La clôture de comptabilité est un traitement qui efface sur le disque dur de votre ordinateur toutes les écritures des années précédentes et ne conserve que l’année en cours.
Si vous utilisez le module facturation, les impayés ne sont pas concernés par ce traitement ; Ils seront conservés quelle que soit leur date.
1) Éditions comptables avant clôture
Avant de réaliser la clôture de comptabilité, vous avez la possibilité d’éditer :
-
les journaux de trésorerie,
Cette édition est assez longue, nous vous conseillons d’éditer tous les journaux par mois. Si vous les avez édité chaque mois, il est inutile de les rééditer, sauf pour le cas où vous auriez passé des écritures sur ces journaux après édition.
-
la balance générale,
Éditer la balance sur l’année complète du 1° janvier au 31 décembre de l’année N.
-
le grand livre,
Deux options vous sont proposées :
- Grand livre synthèse : il reprend le détail des achats frais généraux et une seule ligne par mois pour les autres comptes.
- Grand livre détail : il reprend le détail de toutes les écritures de l’année du premier compte au dernier compte.
Quelque soit l’option choisie, l’édition du grand livre est longue.
(Ces documents pourront également être édité après la clôture, en allant dans le module Comptabilité/ Travail annuel analytique/ Exercice clos)
Vous devez également avoir effectué votre rapprochement bancaire.
2) Contrôle avant clôture
Pensez à vérifier les dates de votre exercice en cours. En effet dans les fichiers de base de la comptabilité et le bouton Société, il faut que vos dates de début et de fin soient cohérentes. Par exemple, 01/01/2022 et 31/12/2022 pour l’année 2022.
Tous les documents édités doivent être équilibrés.
Si ce n’est pas le cas, faire une sauvegarde et nous l’adresse en mentionnant l’anomalie.
Dans le cas contraire, si tout est correct, vous pouvez procéder à la clôture de comptabilité.
Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement faire une sauvegarde et conserver celle-ci au titre de l’exercice comptable (obligatoire en cas de contrôle fiscal)
De plus en cas de problème en cours de clôture, il faudrait impérativement repartir de la dernière sauvegarde en votre possession.
3) Lancement de la clôture
Si vous êtes en réseau, quitter Vétocom sur tous les postes ;
- Puis, relancer Vétocom sur le poste serveur.
- Aller dans le module Comptabilité générale.
- Cliquer sur Travail annuel analytique.
- Cliquer sur clôture d’exercice.
Les messages suivants apparaissent :
Vous arrivez alors sur l’écran de validation de la clôture de comptabilité.
Exemple avec une clôture de l’année 2022 :
1) Il faut alors renseigner les dates d’écritures que vous souhaitez CONSERVER SUR L’ORDINATEUR.
2) Le logiciel incrémente alors les bornes d’épuration automatiquement.
3) N’oubliez pas d’effectuer les reports à nouveau de soldes :
Vous avez 2 possibilités :
- Soldes généraux : report automatique des soldes généraux de l’année qui va être clôturée.
- Écritures détaillées non lettrées : vérification des lettrages sur les comptes tiers.
Lorsque vous avez contrôlé les dates et les reports à nouveau, validez.
A la validation, la sauvegarde de la comptabilité se lance automatiquement.
Répondre non à la question suivante :
ATTENTION:
Ce traitement est parfois long et ne doit être interrompu SOUS AUCUN PRETEXTE.
Nous vous conseillons de la lancer à un moment où vous n’aurez pas besoin de l’ordinateur, après avoir réalisé la sauvegarde.
Une fois le traitement terminé, il apparaît l’écran suivant :
Il est possible de visualiser l’exercice qui vient d’être clôturé dans Travail annuel analytique/ Exercice clos.
Si le traitement ne s’effectue pas dans ces conditions, vous devez impérativement nous le signaler au 05.59.84.92.65.
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