CLÔTURE COMPTABILITE BNC

RECOMMANDATION IMPORTANTE

Si le traitement ne s’effectue pas dans ces conditions, vous devez impérativement nous le signaler au 05.59.84.92.65.

Une restauration de la sauvegarde avant clôture pourra être réalisée par nos services afin de vous rétablir la situation de votre comptabilité avant tentative de clôture. Par conséquent, si vous tardez à contacter la maintenance Vétocom pour restauration de votre comptabilité avant clôture, toute saisie de facturation ou comptabilité (factures et règlements) réalisée par vos soins après échec de clôture sera à re saisir manuellement en comptabilité

ATTENTION 

Il est impératif de lancer la clôture comptable à partir du poste Serveur. Le logiciel doit être

fermé sur tous les autres postes.

Ce traitement est à réaliser uniquement lorsque toutes les écritures de l’année à clôturer seront passées, soit pas avant mi-janvier, février ou mars. Vous pouvez malgré tout saisir les écritures de la nouvelle année (recettes dépenses).

La clôture de comptabilité est un traitement qui efface sur le disque dur de votre ordinateur toutes les écritures des années précédentes et ne conserve que l’année en cours.

Si vous utilisez le module facturation, les impayés ne sont pas concernés par ce traitement ; Ils seront conservés quelle que soit leur date. 

1) Éditions comptables avant clôture

Avant de réaliser la clôture de comptabilité, vous avez la possibilité d’éditer :

• les journaux de trésorerie,

Cette édition est assez longue, nous vous conseillons d’éditer tous les journaux par mois. Si vous les avez édité chaque mois, il est inutile de les rééditer, sauf pour le cas où vous auriez passé des écritures sur ces journaux après édition.

• la balance générale,

  Éditer la balance sur l’année complète du 1° janvier au 31 décembre de l’année N.

• le grand livre,

Deux options vous sont proposées :

- Grand livre synthèse : il reprend le détail des achats frais généraux et une seule ligne par mois pour les autres comptes.

- Grand livre détail : il reprend le détail de toutes les écritures de l’année du premier compte au dernier compte.

Quelque soit l’option choisie, l’édition du grand livre est longue.

(Ces documents pourront également être édité après la clôture, en allant dans le module Comptabilité/ Travail annuel analytique/ Exercice clos)

2) Contrôle avant clôture

Pensez à vérifier les dates de votre exercice en cours. En effet dans les fichiers de base de la comptabilité et le bouton Société, il faut que vos dates de début et de fin soient cohérentes. Par exemple, 01/01/2022 et 31/12/2022 pour l’année 2022.

Tous les documents édités doivent être équilibrés.

Si ce n’est pas le cas, faire une sauvegarde et nous l’adresse en mentionnant l’anomalie.

Dans le cas contraire, si tout est correct, vous pouvez procéder à la clôture de comptabilité.

Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement faire une sauvegarde et conserver celle-ci au titre de l’exercice comptable (obligatoire en cas de contrôle fiscal)

De plus en cas de problème en cours de clôture, il faudrait impérativement repartir de la dernière sauvegarde en votre possession.

3) Lancement de la clôture

Si vous êtes en réseau, quitter Vétocom sur tous les postes ;

- Puis, relancer Vétocom sur le poste serveur.

- Aller dans le module Comptabilité générale.

- Cliquer sur Travail annuel analytique.

- Cliquer sur clôture d’exercice.

Les messages suivants apparaissent :

Vous arrivez alors sur l’écran de validation de la clôture de comptabilité.

Attention: Année N est l'année à clôturer.

Exemple avec la clôture 2022 :

1) Il faut alors renseigner les dates d’écritures que vous souhaitez CONSERVER SUR L’ORDINATEUR.

2) Le logiciel incrémente alors les bornes d’épuration automatiquement.

3) N’oubliez pas d’effectuer les reports à nouveau de soldes :

Vous avez 3 possibilités :

NON : pour saisir manuellement en OD des reports transmis par votre comptable.

Que les comptes en 5 : report automatique des soldes de caisse et Banque suivant la balance de l’année qui va être clôturée.

Les comptes 1 à 5 : report à nouveau complet de tous les comptes de 1 à 5 suivant les soldes de la balance de l’année qui va être clôturée.

Lorsque vous avez contrôlé les dates et les reports à nouveau, validez.

A la validation, la sauvegarde de la comptabilité se lance automatiquement.

Répondre non à la question suivante :

Le logiciel va commencer par clôturer les périodes de TVA qui n’ont pas été clôturé au préalable.

ATTENTION:

Ce traitement est parfois long et ne doit être interrompu SOUS AUCUN PRETEXTE.

Nous vous conseillons de la lancer à un moment où vous n’aurez pas besoin de l’ordinateur, après avoir réalisé la sauvegarde.

Une fois le traitement terminé, il apparaît l’écran suivant :

Il est possible de visualiser l’exercice qui vient d’être clôturé dans Travail annuel analytique/ Exercice clos.

Si le traitement ne s’effectue pas dans ces conditions, vous devez impérativement nous le signaler au 05.59.84.92.65.